ประกาศมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช เรื่อง แนวทางการใช้งานแอปพลิเคชั่น Google Workspace Education Plus

ประกาศมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช
เรื่อง แนวทางการใช้งานแอพพลิเคชั่น Google Workspace Education Plus

โดยที่เป็นการสมควรกำหนดนโยบายการใช้งานแอพพลิเคชั่น Google Workspace Education Plus เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินการปฏิบัติงานของผู้เกี่ยวข้อง และสอดคล้องกับมติคณะกรรมการดำเนินงานพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ในการประชุมครั้งที่ ๕/๒๕๖๕ เมื่อวันที่ ๒ มิถุนายน พ.ศ. ๒๕๖๕

อาศัยอำนาจตามความในมาตรา ๓๑ แห่งพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช พ.ศ. ๒๕๕๓ คณะกรรมการดำเนินงานพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ในการประชุมครั้งที่ ๕/๒๕๖๕ เมื่อวันที่ ๒ มิถุนายน พ.ศ. ๒๕๖๕ จึงกำหนดแนวทางไว้ดังนี้

คำนิยาม

๑. การใช้งานแอพพลิเคชั่น Google Workspace Education Plus Education Plus (ซึ่งต่อไปนี้เรียกว่า Google Account) โดยมีแอพพลิเคชั่นที่เหมาะสำหรับการทำงานต่าง ๆ เช่น จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) พื้นที่จัดเก็บไฟล์ และข้อมูลบนคลาวด์ (Drive) การนัดหมายการประชุม และปฏิทินออนไลน์ (Calendar) เครื่องมือสร้างและแก้ไขเอกสารสำหรับทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ (Docs, Sheets, Slides, Forms etc.) และการประชุมทางวิดีโอ (Meet) เพื่อสนับสนุนการศึกษา การวิจัยและการบริการวิชาการตลอดจนการบริหารจัดการตามภารกิจของส่วนงานหรือหน่วยงานในมหาวิทยาลัย

๒. ผู้ใช้ Google Account ซึ่งต่อไปนี้เรียกว่า “ผู้ใช้งาน” คือ ผู้ใช้งาน Google Account ของมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช ภายใต้ชื่อโดเมน @nmu.ac.th มีหน้าที่พึงปฏิบัติในการใช้งานโดยไม่ขัดกับกฎหมาย และนโยบายของมหาวิทยาลัย โดยข้อปฏิบัติฉบับนี้บังคับใช้กับผู้ใช้ Google Account ซึ่งแบ่งกลุ่มผู้ใช้งานได้ดังนี้

๒.๑ ผู้ดูแลระบบสูงสุด เป็นผู้ควบคุมกำกับ ดูแล นโยบายการใช้งาน Google Account ของมหาวิทยาลัย เพื่อให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ รวมทั้งทำหน้าที่ปรับปรุงรายละเอียดข้อปฏิบัติให้ทันสมัยสอดคล้องกับภารกิจของมหาวิทยาลัย ตลอดจนให้ข้อมูลและตอบข้อสงสัยที่เกี่ยวข้องกับข้อปฏิบัติฉบับนี้ตามที่กฎหมายกำหนด โดยฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ คณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาลเป็นผู้ดูแลระบบสูงสุด

๒.๒ ผู้ดูแลระบบ เป็นผู้สร้างบัญชีของผู้ใช้งาน รีเซ็ตรหัสผ่าน และปิดบัญชีผู้ใช้งานตามนโยบายของมหาวิทยาลัยหรือผู้ดูแลระบบ โดยได้รับการมอบสิทธิจากผู้ดูแลระบบสูงสูดซึ่งอาจเป็นนักวิชาการคอมพิวเตอร์ของแต่ละส่วนงานหรือบุคลากรที่ได้รับมอบหมาย

๒.๓. ผู้ใช้งานโดยผู้ใช้งานสามารถแบ่งออกได้เป็น ๔ กลุ่ม คือ

กลุ่มที่ ๑ คือบุคคลที่อยู่ในสังกัดมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราชที่ถือครอง Google Account ได้แก่ นักศึกษา บุคลากรทุกระดับ

กลุ่มที่ ๒ คือบุคคลที่ไม่ได้สังกัดมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราชโดยตรงแต่มีสิทธิในการใช้งาน ตามนโยบายของมหาวิทยาลัย หรือผู้ใช้ที่พ้นสภาพในการเป็นนักศึกษา หรือผู้ใช้ที่พ้นสภาพในการเป็นบุคลากรของมหาวิทยาลัย

กลุ่มที่ ๓ คือการถือครอง Google Account ในนามหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย เช่น ส่วนงาน หน่วยงานภาค ฝ่าย งาน โครงการ หรือการใช้ในภารกิจเฉพาะของส่วนงาน หน่วยงาน หรืองาน ที่ไม่ระบุเจ้าของเป็นบุคคล ซึ่งในกลุ่มนี้ ให้ถือว่า หัวหน้าส่วนงาน หัวหน้าหน่วยงาน หัวหน้างาน หรือหัวหน้าโครงการต่าง ๆ เป็นผู้รับผิดชอบ เป็นต้น

กลุ่มที่ ๔ คือการถือครอง Google Account ในนามหน่วยงานภายนอกที่มหาวิทยาลัยอนุญาตให้ใช้ ได้แก่ หน่วยงานในกทม. เป็นต้น ทั้งนี้ ผู้รับผิดชอบ Google Account ให้เป็นการรับผิดชอบของหัวหน้าหน่วยงานภายนอกนั้น

ข้อปฏิบัติในการใช้งาน

๑. ผู้ใช้งานมีหน้าที่และความรับผิดชอบโดยพึงระวังไม่ให้ผู้อื่นเข้าถึงรหัสผ่านเพื่อใช้ Google Account ของตนเองโดยมิชอบ ผู้ใช้งานต้องรักษารหัสผ่านเป็นความลับเฉพาะตัวและไม่อนุญาตให้ผู้อื่นเข้าใช้ Google Account ในนามของตนเองในทุกกรณีหากผู้ใช้งาน ผู้ใช้งานต้องเป็นผู้รับผิดชอบต่อผลกระทบและผลทางกฎหมายจากการใช้ Google Account และการอนุญาตให้ผู้อื่นใช้บัญชี Google Account ในนามของตนเอง

๒. ผู้ใช้งานพึงทราบว่าผู้ดูแลระบบไม่มีสิทธิ์ที่จะถามหรือร้องขอให้ผู้ใช้เปิดเผยรหัสผ่านประจำตัวเพื่อเข้าใช้บัญชี Google Account

๓. ห้ามใช้บัญชี Google Workspace Education Plus Education Plus ในลักษณะต่อไปนี้เป็นสิ่งต้องห้าม

๓.๑ ห้ามใช้บัญชี Google Account ในการกระทำผิดกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ และประกาศมหาวิทยาลัย

๓.๒ ห้ามใช้บัญชี Google Account เพื่อเผยแพร่โปรแกรมหรืองานหรือเผยแพร่รหัสสำหรับใช้เข้าถึงโปรแกรม หรืองานในลักษณะที่ละเมิดลิขสิทธิ์

๓.๓ ห้ามใช้บัญชี Google Account เผยแพร่ข้อความ ภาพ วีดีโอ เสียง ที่ดูหมิ่นเหยียดหยามแบ่งแยกทางศาสนา เชื้อชาติ เพศ และลามกอนาจาร

๓.๔ ห้ามใช้บัญชี Google Account เพื่อหาประโยชน์ส่วนตนหรือยอมให้ผู้อื่นแสวงหาประโยชน์

๔. โควตาบัญชี Google Account ของผู้ใช้งานแต่ละรายอาจแตกต่างกันตามประเภทและภารกิจผู้ใช้งานการกำหนดโควตาให้อยู่ในดุลยพินิจของมหาวิทยาลัย โดยสามารถเพิ่มหรือลดค่าแต่ละบัญชีผู้ใช้งานตามความเหมาะสม เพื่อให้การใช้งานและการบริหารจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อปฏิบัติในการสร้าง โอนย้ายบัญชีผู้ใช้งาน และการระงับบัญชีผู้ใช้งาน

๑. การสร้างหรือการขอมีบัญชีการใช้งาน

๑.๑ สามารถสร้างสิทธิการใช้งานได้โดยแบ่งการดำเนินการได้ตามการแบ่งกลุ่มผู้ใช้งานดังนี้

๑.๑.๑ ผู้ดูแลระบบสูงสุด ต้องได้รับการแต่งตั้งให้ดูแลระบบ

๑.๑.๒ ผู้ดูแลระบบ ต้องได้รับการมอบสิทธิจากผู้ดูแลระบบสูงสุดตามนโยบายของมหาวิทยาลัยหรือนโยบายของคณะกรรมการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช

๑.๑.๓ ผู้ใช้งาน การสร้างหรือการขอมีบัญชี Google Account แบ่งเป็น ๔ กลุ่ม ดังนี้

กลุ่มที่ ๑ ดำเนินการสร้าง Google Account ตามที่มีประกาศการบรรจุบุคลากรหรือสัญญาจ้าง และบัญชีรายชื่อของนักศึกษาแต่ละหลักสูตรที่ได้เข้าศึกษา

กลุ่มที่ ๒ หากเป็นผู้ที่พ้นสภาพการเป็นนักศึกษา หรือบุคลากรแล้วการใช้งานนั้นยังสามารถใช้งานได้เฉพาะ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์(e-mail) เท่านั้น หากไม่ใช้งานเป็นระยะเวลา ๒ ปี มหาวิทยาลัยจะไม่อนุญาตให้ใช้งาน และระงับบัญชีผู้ใช้งาน แต่หากเป็นบุคคลภายนอกที่ขอใช้งานในนามบุคคล ต้องได้รับการอนุญาตจากส่วนงาน หรือมหาวิทยาลัยก่อนเท่านั้น

กลุ่มที่ ๓ การขอใช้งานในนามหน่วยงานภายใน ทั้งในนามของส่วนงานหน่วยงาน งาน หรือ โครงการ จะต้องทำหนังสือแจ้งไป

กลุ่มที่ ๔ ต้องมีหนังสือจากหน่วยงานภายนอกและได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูงของมหาวิทยาลัย หรือส่วนงานก่อนเท่านั้น

๒. การโอนย้ายบัญชีผู้ใช้งาน

เมื่อมีการย้ายส่วนงานหรือหน่วยงานของผู้ใช้งาน ผู้ดูแลระบบจะต้องดำเนินการย้ายผู้ใช้งานในระบบผู้ดูแลระบบในส่วนของ Organization Unit (OU) ให้เป็นปัจจุบัน

๓. การระงับบัญชีผู้ใช้งาน

๓.๑ เมื่อผู้ใช้งานพ้นสภาพการเป็นบุคลากร หรือนักศึกษา ตามประกาศของมหาวิทยาลัย หรือพ้นสภาพการจ้างงานของส่วนงานในมหาวิทยาลัย หรือพ้นสภาพการเป็นนักศึกษา หรือการจบการศึกษาของนักศึกษาในมหาวิทยาลัย ผู้ใช้งานยังคงสามารถใช้งานจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) ต่อได้ แต่ต้องทำการโอนย้ายข้อมูลจากบัญชีผู้ใช้ออกจากพื้นที่จัดเก็บข้อมูล (Drive) ภายใน ๓๐ วัน หลังจาก พ้นสภาพ และหากผู้ใช้งานไม่เข้าสู่ระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) เป็นเวลา ๒ ปี ส่วนงานหรือมหาวิทยาลัยมีสิทธิในการลบบัญชีผู้ใช้นั้นออกถาวร

๓.๒ เมื่อผู้ใช้งานถึงแก่กรรม ผู้ดูแลระบบจะระงับสิทธิการใช้งานหลังจากได้รับแจ้งจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือฝ่ายทะเบียนและประมวลผล โดยผู้ที่สามารถขอเปิดเข้าใช้งาน Google Account ของผู้ถึงแก่กรรมนี้ได้ต้องเป็นทายาทสายตรงเท่านั้นซึ่งจะต้องมีหนังสือขอเข้าถึงบัญชี Google Account ของผู้ถึงแก่กรรมพร้อมระบุเหตุผล และการเข้าถึงโดยการบังคับทางกฎหมาย

๓.๓ ผู้ใช้งานสามารถร้องขอการขยายสิทธิ์การใช้บัญชี Google Account เมื่อต้องพ้นสภาพการเป็นนักศึกษาโดยยื่นคำร้องผ่านผู้บริหารต้นสังกัดพร้อมแนบเหตุผลความจำเป็นเพื่อพิจารณาหากเห็นว่า มีความจำเป็นจริง ให้แจ้งฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล เพื่อดำเนินการขยายสิทธิ

๓.๔ บัญชีผู้ใช้งานสามารถถูกระงับการใช้งาน โดยคำร้องขอจากหัวหน้าหน่วยงาน หัวหน้าส่วนงาน หรือ ผู้บริหาร หากพบว่าบัญชีผู้ใช้ในสังกัดของหน่วยงานที่ขัดกับแนวทางฉบับนี้

๓.๕ บัญชี Google Account ของผู้ใช้งานสามารถถูกระงับการใช้งานโดยทันที โดยผู้ดูแลระบบ หากตรวจพบว่ามีการใช้งานที่ส่งผลกระทบให้ประสิทธิภาพระบบเครือข่ายหรือขัดต่อนโยบายไม่ว่าจะเป็นการใช้โดยผู้ใช้งานหรือการลักลอบเข้าใช้ โดยผู้อื่นทั้งนี้ ผู้ดูแล ระบบสูงสุด และผู้ดูแลระบบ มีสิทธิ์ระงับการใช้บัญชีนั้นโดยไม่ต้องแจ้งให้ผู้ใช้ทราบล่วงหน้า

นโยบายการบริหารจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของ Google Account (Drive)

๑. ผู้ใช้งานกลุ่มที่ ๑ ได้แก่ บุคลากรและนักศึกษา มีสิทธิการใช้งานพื้นที่ของ Drive ไม่เกิน Account ละ๕๐ GB หากมีความจำเป็นเฉพาะกิจที่ต้องการใช้พื้นที่มากกว่าที่กำหนดไว้ให้มีหนังสือแจ้งผู้ดูแลระบบ พร้อมเหตุผล เพื่อสร้างพื้นที่ Drive สำหรับการทำงานแบบพิเศษให้ (Team Drive)

๒. ผู้ใช้งานกลุ่มที่ ๒ ได้แก่ ผู้พ้นสภาพการเป็นพนักงาน และพ้นสภาพการเป็นนักศึกษา ไม่มีสิทธิ การใช้งานพื้นที่ของ Drive โดยในระหว่างระยะเวลา ๓๐ วันหลังจากพ้นสภาพจะต้องเร่งโอนย้ายข้อมูลออกจาก Drive หากพ้นระยะเวลาดังกล่าวแล้ว ข้อมูลของผู้ใช้งานสูญหาย มหาวิทยาลัยจะไม่รับผิดชอบต่อข้อมูลใด ๆ ทั้งสิ้นของท่าน

๓. ผู้ใช้งานกลุ่มที่ ๓ ได้แก่ Google Account ของหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย มีสิทธิการใช้งานพื้นที่ของ Drive ไม่เกิน Account ละ ๒๕ GB หากมีความจำเป็นเฉพาะกิจที่ต้องการใช้พื้นที่มากกว่าที่กำหนดไว้ ให้มีหนังสือแจ้งผู้ดูแลระบบพร้อมเหตุผล เพื่อสร้างพื้นที่ Driveสำหรับการทำงานแบบพิเศษให้ (Team Drive)

๔. ผู้ใช้งานกลุ่มที่ ๔ ได้แก่ Google Account ของหน่วยงานภายนอกที่มหาวิทยาลัยอนุญาตให้ใช้งาน มีสิทธิการใช้งานพื้นที่ของ Drive ไม่เกิน Account ละ ๒๕ GB หากมีความจำเป็นเฉพาะกิจที่ต้องการใช้พื้นที่มากกว่าที่กำหนดไว้ ให้มีหนังสือแจ้งผู้ดูแลระบบพร้อมเหตุผล เพื่อสร้างพื้นที่ Drive สำหรับการทำงานแบบพิเศษให้ (Team Drive)

นโยบายการบริหารจัดการการสร้างห้องประชุมหรือห้องเรียนออนไลน์ (Google Meet)

๑. ผู้ใช้งานกลุ่มที่ ๑ ได้แก่บุคลากรและนักศึกษา มีสิทธิการใช้งาน Google Meet

๒. ผู้ใช้งานกลุ่มที่ ๒ ได้แก่ ผู้พ้นสภาพการเป็นพนักงาน และนักศึกษา ไม่มีสิทธิ การใช้งาน Google Meet

๓. ผู้ใช้งานกลุ่มที่ ๓ ได้แก่ Google Account ของหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย มีสิทธิการใช้งาน Google Meet

๔. ผู้ใช้งานกลุ่มที่ ๔ ได้แก่ Google Account ของหน่วยงานภายนอก มีสิทธิการใช้งาน Google Meet

ประกาศ ณ วันที่ ๓ สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๖๕

(รองศาสตราจารย์อนันต์ มโนมัยพิบูลย์)
อธิการบดีมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช