แนวทางการดำเนินการกรณีต้นฉบับหรือคู่ฉบับสัญญาสูญหาย

บันทึกข้อความ

ส่วนงาน สำนักงานอธิการบดี (ฝ่ายส่งเสริมการวิจัย โทร. ๐ ๒๒๔๔ ๓๙๒๘)

ที่ นมร.๐๒๐๙/๑๗๐๔ วันที่ ๘ พฤศจิกายน ๒๕๖๕

เรื่อง แนวทางการดำเนินการ กรณีต้นฉบับและหรือคู่ฉบับสัญญาสูญหาย

เรียน คณบดี ผู้อำนวยการวิทยาลัย และหัวหน้าสำนักงานสภามหาวิทยาลัย

ด้วย ประกาศมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช เรื่อง แบบสัญญารับทุนสนับสนุนโครงการวิจัย (ฉบับที่ ๕) ประกาศ ณ วันที่ ๒๓ เมษายน พ.ศ. ๒๕๖๓ ระบุว่า เอกสารแนบท้ายสัญญาถือเป็นส่วนหนึ่งของสัญญา และสัญญานี้ทำขึ้นเป็นสองฉบับ มีข้อความถูกต้องตรงกันและคู่สัญญาทั้งสองฝ่ายต่างยึดถือไว้ฝ่ายละฉบับ

ในการนี้ ฝ่ายนิติการ สำนักงานอธิการบดี ได้ให้ข้อเสนอแนะแนวทางในการดำเนินการที่สอดคล้องกับบทบัญญัติของกฎหมายเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่มหาวิทยาลัย จึงเห็นควรแจ้งเวียนแนวทางการดำเนินการ กรณีต้นฉบับและหรือคู่ฉบับสัญญาสูญหาย เพื่อให้ส่วนงานมีแนวทางในการปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน และให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นมีประสิทธิภาพ บรรลุวัตถุประสงค์ของมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช

(ผู้ช่วยศาสตราจารย์พวงผกา กรีทอง)
รองอธิการบดี ปฏิบัติการแทน
อธิการบดีมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช

หัวหน้าฝ่าย วันที่ 7/11/65
เจ้าหน้าที่ดำเนินการ ศิริประภา วันที่ ๗/๑๑/๖๕

แนวทางการดำเนินการ กรณีต้นฉบับและหรือคู่ฉบับสัญญาสูญหาย

สัญญารับทุนสนับสนุนโครงการวิจัย เป็นหนังสือราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ และจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ ตามข้อ ๙ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม ข้อ ๖๑ ระบุรายละเอียดการรักษาหนังสือ ดังนี้ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส หากชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม หากสูญหายต้อหาสำเนามาแทน ถ้าชำรุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้หมายเหตุไว้ในทะเบียนเก็บด้วย

แนวทางการดำเนินการ กรณีต้นฉบับและหรือคู่ฉบับสัญญาสูญหาย ดังนี้

๑. กรณีต้นฉบับสูญหาย/ถูกทำลาย

๑.๑ เมื่อได้รับทราบให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องดำเนินการรายงานผู้บังคับบัญชาขึ้นไปเป็นลำดับจนถึงอธิการบดี พร้อมให้อธิการบดีมอบอำนาจให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบหรือผู้พบไปดำเนินการ ตามข้อ ๑๑ แห่งระเบียบมหาวิทยาลัยฯ ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๕๗ ประกอบข้อ ๙ และข้อ ๖๑ วรรคสอง แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม

๑.๒ ให้รีบดำเนินการตาม ข้อ ๖๑ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม และให้ถือเอาสำเนาสัญญาเป็นหลักฐานแทนต้นฉบับสัญญา

๑.๓ ให้ผู้บังคับบัญชาดำเนินการตามระเบียบมหาวิทยาลัย ฯ ว่าด้วยการดำเนินการทางวินัยของพนักงานมหาวิทยาลัย พ.ศ. ๒๕๖๐ จนสิ้นกระบวนการ

๒. กรณีคู่ฉบับสัญญาสูญหาย/ถูกทำลาย

๒.๑ ให้ผู้รับทุน ดำเนินการตามข้อ ๑๑ แห่งระเบียบ มหาวิทยาลัยฯ ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๕๗ ประกอบข้อ ๙ และข้อ ๖๑ วรรคสอง แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม

๒.๒ เมื่อผู้รับทุนดำเนินการ ตาม ๒.๑ แล้ว ให้แจ้งเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบทราบพร้อมแนบหลักฐานตาม ๒.๑ และให้ถือว่ามีต้นฉบับสัญญาเพียงฉบับเดียว

๒.๓ กรณีที่ผู้รับทุนประสงค์จะคัดถ่ายสำเนาต้นฉบับสัญญา ผู้รับทุนอาจยื่นคำร้องขอคัดถ่ายสำเนาต้นฉบับสัญญาเพื่อเป็นหลักฐานได้ โดยอาจเสียค่าธรรมเนียมในการคัดถ่ายและรับรอง (จากเจ้าหน้าที่หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้มีอำนาจรับรองเอกสาร) ตามระเบียบและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

๓. กรณีต้นฉบับสัญญาและคู่ฉบับสัญญา สูญหายหรือถูกทำลายหมด และไม่ปรากฏว่ามีหรือหาสำเนาที่ถูกต้องแท้จริงมาทดแทนได้

๓.๑ เมื่อพบ เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องดำเนินการรายงานผู้บังคับบัญชาขึ้นไปเป็นลำดับจนถึงอธิการบดี และดำเนินการตามข้อ ๑๑ แห่งระเบียบ มหาวิทยาลัยฯ ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๕๗ ประกอบข้อ ๙ และข้อ ๖๑ วรรคสอง แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม และเพื่อพิจารณาดำเนินการตามความเหมาะสมในการจัดทำเอกสารสัญญาขึ้นใหม่ พร้อมทั้งดำเนินการทางวินัยแก่เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องจนเสร็จสิ้น

๔. กรณีที่เมื่อคู่ฉบับสัญญาตกลงกันให้มีการแก้ไขเพิ่มเติมสัญญา ซึ่งคู่สัญญาต้องนำเอกสารสัญญาฝ่ายที่ตนถือครองอยู่มาส่งมอบเพื่อให้คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายลงนามนั้น เมื่อความปรากฏฏว่ามีเหตุอย่างใดอย่างหนึ่ง ตาม ๑. ๒. หรือ ๓. ก็ให้ดำเนินการให้แล้วเสร็จแล้วแต่กรณี แล้วจึงดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้องต่อไป