ประกาศมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช เรื่อง หลักเกณฑ์และการอนุมัติการรับเงิน การเบิกจ่ายเงินการเก็บรักษาเงิน การบริหารและการตรวจสอบกองทุนพัฒนาคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล

ประกาศมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช
เรื่อง หลักเกณฑ์และการอนุมัติการรับเงิน การเบิกจ่ายเงิน การเก็บรักษาเงิน
การบริหารและการตรวจสอบกองทุนพัฒนาคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล

โดยที่เป็นการสมควรกำหนดหลักเกณฑ์และการอนุมัติการรับเงิน การเบิกจ่ายเงิน การเก็บรักษาเงิน การบริหารและการตรวจสอบกองทุนพัฒนาคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล

อาศัยอำนาจตามความในข้อ ๖ ข้อ ๑๑ (๔) และข้อ ๒๑ ของระเบียบมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช ว่าด้วยกองทุนของคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล พ.ศ. ๒๕๕๘ ประกอบกับมติคณะกรรมการบริหารกองทุนพัฒนาคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล ในการประชุมครั้งที่ ๑/๒๕๕๙ เมื่อวันที่ ๔ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๙ จึงออกประกาศไว้ ดังต่อไปนี้

ข้อ ๑ ประกาศนี้เรียกว่า “ประกาศมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช เรื่อง หลักเกณฑ์และการอนุมัติการรับเงิน การเบิกจ่ายเงิน การเก็บรักษาเงิน การบริหารและการตรวจสอบกองทุนพัฒนาคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล”

ข้อ ๒ ประกาศนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศเป็นต้นไป

ข้อ ๓ ในประกาศนี้

“มหาวิทยาลัย” หมายความว่า มหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช

“คณะ” หมายความว่า คณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล มหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช

“คณะกรรมการบริหารกองทุน” หมายความว่า คณะกรรมการบริหารกองทุนพัฒนาคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล

“ประธานกรรมการ” หมายความว่า ประธานกรรมการบริหารกองทุนพัฒนาคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล

“ผู้จัดการกองทุน” หมายความว่า ผู้จัดการกองทุนพัฒนาคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาลที่คณะกรรมการบริหารกองทุนแต่งตั้ง

“ระเบียบมหาวิทยาลัยว่าด้วยกองทุน” หมายความว่า ระเบียบมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช ว่าด้วยกองทุนของคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล พ.ศ. ๒๕๕๘

“กองทุน” หมายความว่า กองทุนพัฒนาคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล

“หน่วยงาน” หมายความว่า หน่วยงานในสังกัดคณะแพทยศาสตร์วชิรพยาบาล

ข้อ ๔ กรณีที่มีปัญหาการตีความวินิจฉัยชี้ขาดปัญหาที่เกี่ยวกับการปฏิบัติตามประกาศนี้ให้เป็นอำนาจของคณะกรรมการบริหารกองทุน

ส่วนที่ ๑
การรับเงินและการเก็บรักษาเงินกองทุน

ข้อ ๕ การรับเงินและการเก็บรักษาเงินกองทุน

(๑) บรรดาเงินรายรับเข้ากองทุน ให้นำส่งเข้าบัญชีกองทุน

(๒) การรับเงินเข้ากองทุนให้รับเป็น เงินสด เช็ค ตั๋วแลกเงินธนาณัติ การโอนเงินผ่านทางธนาคารหรือวิธีอื่นใดเมื่อได้ตรวจสอบความถูกต้อง และได้รับเงินเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ให้ออกใบเสร็จรับเงินในนามของกองทุน ตามแบบ กพค. ๑ ท้ายประกาศนี้ไว้เป็นหลักฐาน โดยมอบต้นฉบับให้แก่ผู้ชำระเงิน และมีสำเนาหรือหลักฐานที่สามารถตรวจสอบได้ โดยจัดทำทะเบียนคุมใบเสร็จรับเงิน และจัดเก็บหลักฐานอื่นไว้ เพื่อการตรวจสอบ การรับเงินที่ได้รับการจัดสรรแต่ละปีจากมหาวิทยาลัยหรือคณะ หรือการรับเงินผ่านทางธนาคาร ให้ใช้หลักฐานการรับเงินของธนาคารเข้าบัญชีของกองทุนเป็นหลักฐานอ้างอิงในการบันทึกบัญชีรายรับ

(๓) เงินสดที่กองทุนได้รับไว้ให้นำฝากเข้าบัญชีกองทุนภายในวันที่ได้รับเงิน หากไม่สามารถนำเงินดังกล่าวฝากเข้าบัญชีได้ทัน ให้เจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่รับเงินนำเงินสดจำนวนดังกล่าวเก็บรวมไว้ในซองหรือหีบห่อ ระบุเงินกองทุน จำนวนเงิน ปิดผนึก ลงลายมือชื่อผู้รับผิดชอบ และนำฝากไว้ที่ตู้นิรภัยหรือสถานที่เก็บรักษาเงินของคณะแล้วให้นำฝากเข้าบัญชีในวันทำการถัดไป

ส่วนที่ ๒
การเบิกจ่ายเงินกองทุน

ข้อ ๖ วิธีการเบิกจ่ายเงินกองทุน ให้จ่ายได้ ดังนี้

(๑) จ่ายเป็นเช็คขีดคร่อม หรือตั๋วแลกเงิน หรือธนาณัติ

(๒) จ่ายทางธนาคาร หรือทางอื่นตามที่คณะกรรมการบริหารกองทุนกำหนด

(๓) กรณีที่มีความจำเป็นต้องจ่ายเป็นเงินสด ให้จ่ายได้ครั้งละไม่เกิน ๕๐,๐๐๐ บาท (ห้าหมื่นบาท) โดยให้เจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่จ่ายเงินที่ประธานกรรมการมอบหมายเป็นผู้ทำการเบิกจ่าย หรือออกเช็คสั่งจ่ายในนามของกองทุน โดยขีดฆ่าคำว่า “หรือตามคำสั่ง” “หรือผู้ถือ”ออกโดยห้ามออกเช็คสั่งจ่ายเงินสด และจ่ายให้แก่ผู้มีสิทธิรับเงินในวันเดียวกันหรือภายในวันทำการถัดไป

ข้อ ๗ การจ่ายให้ผู้มีสิทธิรับเงินให้กับบุคคล คณะบุคคล หรือนิติบุคคล หากผู้มีอำนาจรับเงินไม่สามารถมารับเงินได้ด้วยตนเอง จะมอบอำนาจให้ผู้อื่นเป็นผู้รับเงินแทนต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่ชัดเจน

ข้อ ๘ การจ่ายเงินกองทุน ต้องมีหลักฐานการจ่ายเป็นใบเสร็จรับเงินหรือใบสำคัญรับเงินตามแบบ กพค. ๒ ท้ายประกาศนี้ หรือหลักฐานการนำเงินเข้าบัญชีเงินฝากที่ธนาคารของผู้เบิกเงิน ตามข้อ ๑๐ หรือหลักฐานการรับเงินอย่างอื่นตามที่คณะกรรมการบริหารกองทุนกำหนด เพื่อจัดทำบัญชีและเก็บไว้ให้ตรวจสอบ

ข้อ ๙ การจ่ายเงินกองทุนให้จ่ายตามวัตถุประสงค์ของกองทุนในข้อ ๗ แห่งระเบียบมหาวิทยาลัยว่าด้วยกองทุนและตามมติคณะกรรมการบริหารกองทุน โดยให้เลขานุการแจ้งมติคณะกรรมการบริหารกองทุนให้หน่วยงาน และผู้เบิกเงินกองทุนทราบ

ข้อ ๑๐ ให้ประธานกรรมการ หรือผู้ที่ประธานกรรมการมอบหมายเป็นผู้มีอำนาจอนุมัติการจ่ายเงินกองทุนตามประมาณการรายจ่ายประจำปี และรายจ่ายตามแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรมที่คณะกรรมการบริหารกองทุนอนุมัติ

ข้อ ๑๑ ให้ประธานกรรมการ และเลขานุการคณะกรรมการบริหารกองทุน ลงนามร่วมกับกรรมการตามรายชื่อที่คณะกรรมการบริหารกองทุนมอบหมาย จำนวน ๑ คน รวมเป็นผู้ลงนาม ๓ คน เป็นผู้เบิกเงินจากบัญชีกองทุนตามรายการ แผนงาน โครงการ หรือกิจกรรมที่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการบริหารกองทุน

ข้อ ๑๒ การเบิกจ่ายเงินกองทุน กรณีที่คณะกรรมการบริหารกองทุนเห็นสมควรจะให้ผู้เบิกเงินกองทุนเปิดบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ก็ได้ หากผู้เบิกเป็นหน่วยงานในสังกัดคณะ ให้โอนเงินเข้าบัญชีของหน่วยงาน หรือเปิดบัญชีแยกต่างหาก หรือปฏิบัติตามเงื่อนไขที่คณะกรรมการบริหารกองทุนกำหนด

ข้อ ๑๓ ให้ผู้เบิกเงินกองทุนยื่นหนังสือขอเบิกเงินกับผู้จัดการกองทุน โดยมีเอกสารประกอบการสั่งจ่ายเงินกองทุน ดังนี้

(๑) สำเนามติคณะกรรมการบริหารกองทุน

(๒) แผนงาน โครงการ หรือกิจกรรมที่ได้รับอนุมัติ

(๓) แผนการใช้เงินของแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรม (ตลอดทั้งโครงการโดยแบ่งเป็นงวด ๆ ตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้นโครงการ) หรือรายละเอียดประมาณการรายจ่ายประจำปี แล้วแต่กรณี

(๔) ชื่อบัญชี และเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร ตามข้อ ๑๒ (ถ้ามี)

(๕) เอกสารอื่น ๆ ตามที่คณะกรรมการบริหารกองทุนกำหนด

การเบิกเงินเพื่อใช้จ่ายตามประมาณการรายจ่ายประจำปี ให้ผู้เบิกเงินกองทุนยื่นหนังสือขอเบิกเงินกับผู้จัดการกองทุนเป็นคราว ๆ เมื่อถึงกำหนดหรือใกล้จะถึงกำหนดจ่ายเงิน

การเบิกเงินเพื่อใช้จ่ายตามแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรม ให้ผู้เบิกเงินกองทุนยื่นหนังสือขอเบิกเงินกับผู้จัดการกองทุนทุกครั้งที่ต้องการขอเบิกเงินตามแต่ละงวดของแผนการใช้เงิน

ข้อ ๑๔ ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการกองทุน และค่าใช้จ่ายตามวัตถุประสงค์ของผู้บริจาคให้ผู้จัดการกองทุนเสนอต่อคณะกรรมการบริหารกองทุนเพื่อพิจารณาอนุมัติ

ข้อ ๑๕ ค่าใช้จ่ายที่จัดสรรให้แก่กองทุนอื่นตามที่กำหนดในระเบียบมหาวิทยาลัยว่าด้วยกองทุนให้ประธานกรรมการบริหารกองทุนนั้น ๆ เสนอต่อผู้จัดการกองทุน เพื่อนำเสนอต่อคณะกรรมการบริหารกองทุนเพื่อพิจารณาอนุมัติ หรือตามที่เห็นสมควร

ข้อ ๑๖ ค่าใช้จ่ายและอัตราในกรณีดังต่อไปนี้ ให้เป็นดุลพินิจของคณะกรรมการบริหารกองทุนที่จะพิจารณาอนุมัติ ตามความจำเป็นและเหมาะสม

(๑) ค่าใช้จ่ายและอัตราที่เบิกจ่ายตามระเบียบของมหาวิทยาลัยที่ไม่อาจเบิกจ่ายจากเงินงบประมาณได้ หรือไม่อาจจ่ายตามอัตราที่มหาวิทยาลัยกำหนดไว้ หรือมีความจำเป็นต้องขอจัดสรรจากเงินกองทุน

(๒) อัตราค่าตอบแทนผู้ดำเนินงานตามแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรม ที่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการบริหารกองทุน ค่าตอบแทนสำหรับประชาชนหรือบุคคลที่ดำเนินงานตามแผนงาน โครงการหรือกิจกรรมโดยเป็นการปฏิบัติงานที่มีความจำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์

ส่วนที่ ๓
การบริหารและการตรวจสอบกองทุน

ข้อ ๑๗ กรณีหน่วยงานขออนุมัติเงินกองทุน เพื่อจัดทำแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรมให้หัวหน้าหน่วยงานจัดส่งแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรมที่มีวัตถุประสงค์ตามข้อ ๗ แห่งระเบียบมหาวิทยาลัยว่าด้วยกองทุน พร้อมด้วยประมาณการค่าใช้จ่ายต่อผู้จัดการกองทุนเพื่อพิจารณากลั่นกรองและรวบรวมเสนอให้คณะกรรมการบริหารกองทุนพิจารณาอนุมัติ

ข้อ ๑๘ เมื่อหน่วยงานได้รับอนุมัติเงินกองทุนให้เก็บรักษาและใช้จ่ายเงินได้ตามหลักเกณฑ์ วิธีการ ดังนี้

(๑) ให้ผู้เบิกเงินเป็นผู้รับผิดชอบการบริหารเงินกองทุนให้เป็นไปตามรายการ แผนงาน โครงการ หรือกิจกรรม ตามมติของคณะกรรมการบริการกองทุน

(๒) ให้ผู้เบิกเงินที่ได้รับเงินจากกองทุนเก็บหลักฐานการจ่ายเงินทุกรายการไว้เพื่อการตรวจสอบ

(๓) เมื่อผู้เบิกเงินได้ดำเนินการตามแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรมเสร็จสิ้นแล้ว ให้จัดทำรายงานผลการดำเนินงานตามแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรมที่ได้รับอนุมัติ เสนอคณะกรรมการบริหารกองทุนรับทราบ และให้เลขานุการเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบ

(๔) กรณีที่มีเงินเหลือจากการดำเนินงาน ให้ผู้เบิกเงินนำเงินที่เหลือส่งคืนเลขานุการคณะกรรมการบริหารกองทุน ตามแบบ กพค. ๓ ท้ายประกาศ ภายใน ๑ เดือน นับแต่วันที่การดำเนินงานแล้วเสร็จ

ข้อ ๑๙ การเปลี่ยนแปลงรายการหรือระยะเวลาดำเนินการไปจากรายละเอียดแผนงาน โครงการหรือกิจกรรมที่คณะกรรมการบริหารกองทุนได้อนุมัติไว้แล้ว โดยไม่เกินวงเงินที่คณะกรรมการบริหารกองทุนจัดสรรให้ จะต้องได้รับอนุมัติจากประธานกรรมการก่อน โดยให้เสนอเรื่องผ่านผู้จัดการกองทุนพิจารณาให้ความเห็นต่อประธานกรรมการ

กรณีที่เปลี่ยนแปลงรายการหรือระยะเวลาดำเนินการไปจากรายละเอียดแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรมที่ต้องเพิ่มวงเงิน หรือขอโอนเงินไปใช้ในแผนงาน กิจกรรม หรือโครงการอื่นให้เป็นอำนาจของคณะกรรมการบริหารกองทุนที่จะพิจารณาอนุมัติ

ข้อ ๒๐ การตรวจสอบกองทุนให้คณะจัดทำระบบบัญชีของกองทุนโดยให้บันทึกบัญชีกองทุนตามระบบบัญชีของคณะ โดยให้แยกระบบบัญชีกองทุนออกจากระบบบัญชีปกติเป็นอีกชุดหนึ่งต่างหาก

ข้อ ๒๑ รอบระยะเวลาบัญชีให้ถือตามปีงบประมาณ และการเริ่มระบบบัญชีให้เริ่ม ณ วันที่ได้รับเงินทุนประเดิมจากคณะเข้าบัญชีกองทุน

ให้ผู้จัดการกองทุนตรวจสอบและจัดทำสรุปผลการดำเนินงาน รายงานการรับจ่าย และเงินคงเหลือประจำเดือน ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์สารสนเทศที่คณะกำหนด หรือตามรูปแบบที่คณะบริหารกองทุนกำหนดและให้จัดส่งสรุปผลการดำเนินงาน รายงานการรับจ่ายและเงินคงเหลือของกองทุนประจำเดือนให้คณะกรรมการกองทุนพิจารณาเห็นชอบ ภายใน ๑๕ วันนับจากวันสิ้นเดือน

ในการปิดบัญชี ให้ส่งงบการเงินและบัญชีรายรับ – รายจ่ายให้ผู้สอบบัญชีภายใน ๔๕ วันนับแต่วันสิ้นปีบัญชีตามที่กำหนดในข้อ ๒๓ รวมทั้งดำเนินการอื่นให้เป็นไปตามข้อ ๒๔ และข้อ ๒๕ แห่งระเบียบมหาวิทยาลัยว่าด้วยกองทุน

ข้อ ๒๒ กรณีผู้เบิกเงินกองทุนก่อหนี้ผูกพันตามประมาณการรายจ่ายประจำปี หรือรายจ่ายตามโครงการภายในปีงบประมาณแล้ว แต่ไม่สามารถเบิกจ่ายได้ทันภายในปีงบประมาณนั้น ๆ ให้ขยายเวลาการเบิกจ่ายรายการนั้นต่อไปได้ภายใน ๓ เดือน นับจากเวลาสิ้นสุดเงื่อนไขแห่งสัญญา ซึ่งนับระยะเวลาตรวจรับงานไว้แล้ว หากไม่สามารถเบิกจ่ายได้ทันภายใน ๓ เดือนที่ได้ขยายเวลาการเบิกจ่ายแล้ว ให้เป็นอำนาจของประธานกรรมการจะพิจารณาอนุมัติโดยให้เสนอเรื่องผ่านผู้จัดการกองทุนพิจารณาให้ความเห็นต่อประธานกรรมการ

ข้อ ๒๓ กรณีหน่วยงานหรือผู้ได้รับอนุมัติให้ใช้เงินกองทุนตามแผนงาน โครงการ หรือกิจกรรมไปแล้ว แต่ไม่สามารถเบิกจ่ายเงินได้ทันภายในปีงบประมาณนั้น ๆ ให้รายงานเหตุผลความจำเป็นที่เบิกจ่ายไม่ทันต่อผู้จัดการกองทุน เพื่อนำเสนอต่อคณะกรรมการบริหารกองทุนทราบภายใน ๑ เดือน นับจากวันสิ้นปีงบประมาณ

หากคณะกรรมการบริหารกองทุนเห็นว่าเป็นกรณีไม่อาจดำเนินการให้สำเร็จตามแผนงาน โครงการหรือกิจกรรมที่ได้รับอนุมัติ ให้ผู้เบิกเงินกองทุนนำส่งเงินกองทุนที่เหลือเข้าบัญชีกองทุนพัฒนาคณะภายใน ๑ เดือน นับแต่วันที่ทราบมติของคณะกรรมการบริหารกองทุน เว้นแต่จะได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการบริหารกองทุนให้เก็บไว้ใช้ต่อไปเป็นกรณีพิเศษ ตามเงื่อนไขที่คณะกรรมการบริหารกองทุนกำหนด

ข้อ ๒๔ การจัดหาพัสดุ และการลงทะเบียนทรัพย์สิน โดยใช้เงินจากกองทุนนี้ ให้ดำเนินการตามข้อบังคับมหาวิทยาลัยว่าด้วยการพัสดุโดยอนุโลม

ประกาศ ณ วันที่ ๒๙ เดือน เมษายน พ.ศ. ๒๕๕๙

(นายพิจิตต รัตตกุล)
อธิการบดีมหาวิทยาลัยนวมินทราธิราช